5 bonnes pratiques pour une réunion de travail virtuelle réussie !

Publié le par elearningandco

Vous êtes amené(e) à travailler sur un projet en équipe à distance ou à rendre un devoir commun pour une unité d'apprentissage ? Voici cinq  bonnes pratiques pour une réunion virtuelle efficace :

 

Astuce 1 Tenez compte des disponibilités et des accès internet

Les personnes avec qui vous devez travailler ont été définies. En tant qu'organisateur de la première réunion, pensez à tenir compte des disponibilités horaires que chacun aura pu vous indiquer au préalable par e-mail. Rien n'est plus frustrant pour un des membres de ne pouvoir participer à la réunion de lancement du fait de d'incompatibilité horaire avec le groupe ! Proposez également une salle virtuelle facilement accessible à tous, sachant que tous n'ont pas le même débit internet et certains outils de communication synchrone ne sont pas disponibles à partir d'un poste en réseau en entreprise (MSN par exemple). Inutile d'imposer la webcam ni l'audio, un outil synchrone de type chat suffit amplement.

 

Astuce 2 – Faites un « tour de table »

Cela peut paraître scolaire mais se présenter individuellement aide à établir un climat de confiance avec les autres participants du groupe. Une fois fait, énoncez les objectifs de la réunion, sa durée et ce qui est attendu du travail en commun. Une reformulation et une validation des objectifs via les membres du groupe permettent de s'assurer de la bonne compréhension commune, ce qui est indispensable avant de débuter tout travail collaboratif. Enfin, si le commanditaire ou le tuteur n'est pas présent, rédigez une liste des questions de clarification à lui adresser par e-mail.

 

Astuce 3 – Etablissez un planning prévisionnel

Les consignes et les objectifs validés, il est important de définir en commun un planning sur la longueur du travail à effectuer mais également en le découpant en tâches (ex: Faire une recherche, rédiger une synthèse, etc...) et en y associant des jalons (dates pour lesquelles un document devra être rendu).

Enumérez chaque tâche afin que les membres de l'équipe puissent se les répartir et confirmer en être responsable. Attribuez également des tâches aux absents à la réunion qui pourront confirmer leur accord plus tard par e-mail.

 

Astuce 4 – Clôturez la réunion

Remerciez les participants et convenez ensemble de la prochaine réunion d'avancement. Il est à ce stade indispensable de rappeler que chacun doit informer le groupe en cas de non respect des délais de remise des travaux selon le planning établi. En effet, à distance, des évènements personnels ou techniques peuvent perturber l'organisation et la communication devient dans ce cas primordiale. Les tâches seront alors à nouveau réparties en cas de défaillance d'un des participants afin d'en garantir les délais.

 

Astuce 5 - Rédigez un CR de la réunion – Le rédacteur pourra avoir été nommé en début de réunion ou se baser sur l'enregistrement de la réunion synchrone, la plupart des outils proposant cette fonctionnalité. A défaut un copier/coller sur un document texte fera office. Le compte-rendu sera déposé sur une base documentaire commune ou adressé par e-mail avec l'enregistrement texte de la réunion afin que les absents puissent en suivre le déroulement complet. Le CR devra être bref (10 à 15 lignes maximum) et préciser la date, le noms des participants présents et absents, l'objectif de la réunion, les décisions prises, les résultats attendus pour la prochaine réunion et la date de cette dernière. Pensez également à mettre en copie votre Tuteur ou Responsable hiérarchique afin qu'il puisse rapidement prendre connaissance de l'avancement du travail.

 

Voilà en résumé les atouts à mettre en œuvre pour une réunion collaborative efficace avec précision et communication !

 

Dans un prochain article seront abordés les différents outils de communication synchrone (salles virtuelles, outils de chat, audioconférence...), avec leurs avantages et leurs inconvénients...

 

Anne-Valérie SANTIAGO

 

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